Het is dinsdagochtend, 7 uur. In de keuken doet iemand de deur van de voorraadkast open, tuurt naar de schappen en probeert te schatten: hebben we genoeg tomaten voor het weekend? De chef pakt een verkreukeld papiertje, krabbelt wat getallen en loopt naar de volgende kast. Een half uur later ligt er een bestellijst klaar, gebaseerd op ervaring, onderbuikgevoel en de hoop dat het klopt.

Herkenbaar? Je bent niet de enige. Sterker nog: je bent de norm.

De cijfers liegen niet

Uit het eerste nationale Horeca 2.0 onderzoek blijkt dat maar liefst 89,5% van de Nederlandse horecazaken nog steeds handmatig voorraad bijhoudt. Met pen en papier, Excel-lijstjes of gewoon op gevoel. Bijna 9 op de 10 ondernemers telt nog fysiek hun voorraad, noteert het ergens en bestelt op basis van wat ze denken nodig te hebben.

Het onderzoek, uitgevoerd onder honderden horecaondernemers door heel Nederland, bracht voor het eerst in kaart hoe de sector er werkelijk voor staat op het gebied van digitalisering. En bij voorraadbeheer is het beeld helder: de horeca loopt ver achter op andere sectoren.

Ter vergelijking: in de detailhandel werkt het merendeel van de bedrijven al jaren met geautomatiseerde voorraadsystemen. Supermarkten weten op elk moment wat er op de schappen staat. Webshops krijgen een melding als een product bijna op is. Maar in de horeca? Daar is het klembord nog koning.

Waarom verandert dit zo langzaam?

De redenen zijn begrijpelijk. Horecaondernemers hebben hun handen vol aan de dagelijkse operatie. Er is altijd wel iets urgenter: een zieke medewerker, een kapotte afwasmachine, een volle zaterdag die voorbereid moet worden. Voorraadbeheer werkt immers ook zo? Het gaat al jaren goed op deze manier.

Daarnaast speelt onbekendheid een rol. Veel ondernemers weten niet precies wat er mogelijk is, wat het kost, of het überhaupt iets oplevert. De stap naar digitalisering voelt groot, terwijl de huidige werkwijze vertrouwd is.

En laten we eerlijk zijn: handmatig voorraadbeheer wérkt. Tot op zekere hoogte. Je zaak draait, gasten krijgen eten, de leverancier komt langs. Maar de vraag is niet of het werkt. De vraag is: wat mis je?

De verborgen kosten van pen en papier

Handmatig voorraadbeheer heeft kosten die je niet direct ziet op je bankrekening, maar die er wel degelijk zijn.

Tijdverlies dat zich opstapelt. Elke week een paar uur besteden aan tellen, noteren en bestellijsten maken. Dat zijn uren die je ook aan gasten kunt besteden, aan je team, of aan het verbeteren van je zaak. Over een jaar gerekend praat je al snel over honderd uur of meer.

Verspilling die onzichtbaar blijft. Zonder inzicht in werkelijk verbruik bestel je structureel te veel of te weinig. Te veel betekent bederf: die doos sla die bruin wordt, de zalm die net over de datum gaat. Te weinig betekent “sorry, dat hebben we niet meer” tegen je gasten, met frustratie en gemiste omzet als gevolg.

Gemiste marges waar je niet van weet. Zonder cijfers weet je niet welke gerechten het meest winstgevend zijn. Je weet niet waar je inkoop te hoog is, of waar je leverancier langzaam duurder is geworden. Je mist patronen die je geld kosten.

Stress op de drukste momenten. Het beroemde “we zijn door de kippenvleugels heen” op zaterdagavond om 20:00 uur. Of de chef die op vrijdagochtend ontdekt dat de levering incompleet was. Brandjes blussen in plaats van vooruit plannen.

Kwetsbaarheid bij personeelswisselingen. Als de enige persoon die “weet hoe het werkt” vertrekt, gaat die kennis mee de deur uit. Nieuwe medewerkers moeten het wiel opnieuw uitvinden.

Wat levert digitaal voorraadbeheer op?

Horecazaken die wél zijn overgestapt op digitaal voorraadbeheer rapporteren concrete voordelen. Ze hebben niet alleen beter overzicht, maar zien ook daadwerkelijke besparingen.

Minder verspilling door preciezer te bestellen op basis van werkelijk verbruik in plaats van schattingen. Sommige ondernemers rapporteren tot 10-15% minder derving.

Betere marges doordat je precies weet wat een gerecht je kost. Niet wat je denkt dat het kost, maar wat het werkelijk kost – inclusief bijproducten, olie, kruiden en verpakking.

Tijdwinst omdat het systeem bijhoudt wat er binnenkomt en uitgaat. Geen urenlange telrondes meer, maar een overzicht dat je in één oogopslag laat zien waar je staat.

Minder stress omdat je niet meer voor verrassingen komt te staan. Je weet wat je hebt, wat je nodig hebt en wanneer je moet bestellen.

Wat kun je er morgen al aan doen?

Het goede nieuws: je hoeft niet meteen een compleet nieuw systeem aan te schaffen. De eerste stap is bewustwording. Begin klein en bouw van daaruit verder.

Stap 1: Meet wat je nu echt verbruikt. Kies drie producten die je veel gebruikt – bijvoorbeeld kippenvlees, frietjes en koffie – en houd een week precies bij wat erin gaat en wat eruit komt. Vergelijk dat met wat je dacht te gebruiken. De meeste ondernemers zijn verrast door de verschillen.

Stap 2: Bereken je werkelijke kostprijs. Niet op gevoel, maar op basis van echte cijfers. Pak je drie bestverkochte gerechten en reken door wat ze je werkelijk kosten. Tel alles mee: hoofdingrediënten, bijproducten, olie, kruiden, garnituur, verpakking. Hoe verhoudt dat zich tot je verkoopprijs?

Stap 3: Kijk naar je kassagegevens. Als je een modern kassasysteem hebt, zit daar waardevolle informatie in die je waarschijnlijk niet gebruikt. Welke gerechten verkoop je het meest? Op welke dagen? Op welke tijdstippen? Die gegevens kun je gebruiken om slimmer in te kopen en verspilling te voorkomen.

Stap 4: Praat met je leverancier. Vraag naar bestelhistorie en trends. Goede leveranciers kunnen je laten zien hoe je bestelgedrag zich ontwikkelt en waar je mogelijk kunt optimaliseren.

Stap 5: Oriënteer je op de mogelijkheden. Er zijn tegenwoordig systemen voor elk budget en elke schaalgrootte. Van eenvoudige apps tot volledig geïntegreerde platforms. Informeer je, vraag demonstraties aan, praat met collega-ondernemers die de stap al hebben gemaakt.

De sector beweegt, maar jij kunt vooroplopen

Het Horeca 2.0 onderzoek laat zien dat digitalisering in de horeca achterloopt op veel andere sectoren. Dat is geen verwijt – de redenen zijn begrijpelijk. Maar het betekent wel dat er kansen liggen voor ondernemers die nu in beweging komen.

Want als 89,5% nog handmatig werkt, dan is digitaal voorraadbeheer een manier om je te onderscheiden. Om efficiënter te werken, betere marges te halen en met minder stress te draaien. Niet door harder te werken, maar door slimmer te werken.

De vraag is niet óf de horeca gaat digitaliseren. De vraag is wanneer. En of jij vooroploopt of achteraan sluit.

Meer weten?

Dit artikel is gebaseerd op het eerste nationale Horeca 2.0 onderzoek, uitgevoerd onder honderden Nederlandse horecaondernemers. Het onderzoek bracht in kaart hoe toekomstbestendig de sector werkelijk is op zes cruciale gebieden: strategie, management, backoffice, operationeel, beleving en marketing.

Wil je alle inzichten uit het onderzoek? Download het volledige Horeca 2.0 rapport en ontdek waar de kansen liggen voor jouw zaak.

Dit artikel is gebaseerd op data uit het Horeca 2.0 onderzoek, een initiatief van Scanfie in samenwerking met 14 toonaangevende technologiepartners uit de horecasector.