Het is vrijdagavond, 19:30 uur. De zaak loopt vol en je beste medewerker zigzagt tussen de tafels door. Notitieboekje in de hand, pen achter het oor. Tafel 7 wil bestellen, tafel 12 vraagt om de rekening, en tafel 4 heeft een vraag over allergenen. Ze noteert alles netjes, loopt naar de bar om de drankjes door te geven, dan naar de keuken voor de gerechten. Ondertussen wacht tafel 9 al vijf minuten om te bestellen.

Dit tafereel speelt zich dagelijks af in het overgrote deel van de Nederlandse horeca. En hoewel het werkt, is de vraag: kan het slimmer?

Wat zegt het onderzoek?

Het Horeca 2.0 onderzoek bracht in kaart hoe Nederlandse horecazaken bestellingen opnemen. De resultaten laten een sector zien die aan de oppervlakte soms modern lijkt, maar onder de motorkap nog grotendeels traditioneel werkt.

78% van de ondervraagde horecazaken neemt bestellingen op bij de bediening, op papier of via een handheld. Dat is bijna 8 op de 10 zaken waar de klassieke werkwijze nog de standaard is.

Daarnaast biedt 37% bestellen via externe platforms aan zoals Thuisbezorgd of Uber Eats. 28% werkt met QR-codes waarmee gasten zelf kunnen bestellen. 19% heeft een eigen website met bestelmogelijkheid. En slechts 8% werkt met bestelzuilen.

Wat opvalt: de meeste zaken combineren meerdere methodes. Je hebt bediening én QR-codes, of bediening én externe platforms. Maar de traditionele aanpak blijft dominant.

Waarom is dit relevant?

Persoonlijke bediening hoort bij gastvrijheid. Daar is niets mis mee. Maar het gaat er niet om óf je persoonlijke bediening hebt, maar om hoe efficiënt je processen zijn ingericht. Want elk extra stapje – van tafel naar bar, van bon naar keuken – kost tijd, verhoogt de kans op fouten en drukt de omzet per uur.

In een tijd van personeelstekorten en stijgende loonkosten is efficiëntie geen luxe meer. Het is noodzaak. De vraag is niet of je persoonlijk contact wilt behouden, maar hoe je dat kunt doen met minder loopwerk en meer tijd voor de gast.

De verborgen kosten van traditioneel bestellen

Loopwerk dat tijd kost. Elke bestelling betekent: naar de tafel, noteren, naar de bar of keuken, invoeren, terug naar de tafel. Bij tien tafels die tegelijk willen bestellen, loop je jezelf voorbij. Die minuten tellen op tot uren per week.

Fouten die frustratie veroorzaken. Een verkeerd gelezen handschrift, een vergeten bijgerecht, een allergie die niet doorgegeven is. Fouten kosten niet alleen omzet, maar ook klanttevredenheid en soms zelfs de gezondheid van gasten.

Wachttijd die gasten irriteert. Als de bediening het druk heeft, wachten gasten. Op de menukaart, op het opnemen van de bestelling, op de rekening. Elke minuut wachttijd is een minuut waarin ze níet bestellen.

Piekmomenten die uit de hand lopen. Vrijdagavond 20:00 uur, iedereen wil tegelijk bestellen. Met traditionele methodes is dit het moment waarop chaos dreigt. Met slimme systemen kun je pieken beter opvangen.

Wat kun je eraan doen?

QR-codes zijn geen hype meer. Bijna 3 op de 10 zaken biedt het al aan. Het is geen vervanging van bediening, maar een aanvulling. Gasten die willen, bestellen zelf. Gasten die persoonlijke aandacht willen, krijgen die. En jij vangt pieken beter op.

Mobiel bestellen en afrekenen bespaart loopwerk. Ruim een derde gebruikt al mobiele apparaten waarmee je kunt bestellen én afrekenen aan tafel. Dit scheelt loopbewegingen, verkort wachttijden en verhoogt de omzet per tafel.

Een eigen bestelwebsite bespaart commissie. Slechts 1 op de 5 afhaal- en bezorgzaken heeft een eigen bestelwebsite. Dat is een gemiste kans. Externe platforms kosten 20-30% commissie; een eigen kanaal niet. En je bouwt een directe klantrelatie op.

Kijk kritisch naar je looplijnen. Waar staan je kassa, bar en keuken? Hoeveel meter loopt je bediening gemiddeld per bestelling? Soms is een kleine aanpassing in je inrichting al een grote verbetering.

Efficiëntie is geen vijand van gastvrijheid

Er leeft een angst in de horeca dat technologie de gastvrijheid vervangt. Dat QR-codes onpersoonlijk zijn. Dat digitaal bestellen het menselijk contact wegneemt.

Maar de praktijk laat iets anders zien. Zaken die slim automatiseren, hebben juist méér tijd voor persoonlijk contact. Omdat de bediening niet constant bezig is met administratieve taken, is er ruimte voor een praatje, een aanbeveling, een attent gebaar.

Technologie vervangt geen gastvrijheid. Het maakt ruimte voor gastvrijheid.

De rekening

Het Horeca 2.0 onderzoek laat zien dat de meerderheid van de horeca nog traditioneel werkt. Dat is niet per se verkeerd – het werkt immers al jaren zo. Maar in een tijd van personeelskrapte, stijgende kosten en veranderende gastverwachtingen, is het de moeite waard om te kijken waar het slimmer kan.

Sneller bestellen betekent sneller serveren, sneller afrekenen en meer ruimte voor nieuwe gasten. Investeren in slimme besteloplossingen betaalt zich terug in hogere omzet per uur én meer werkplezier voor je team.

Wil je alle inzichten uit het onderzoek? Download het volledige Horeca 2.0 rapport en ontdek waar de kansen liggen voor jouw zaak.

Dit artikel is gebaseerd op data uit het Horeca 2.0 onderzoek, een initiatief van Scanfie in samenwerking met 14 toonaangevende technologiepartners uit de horecasector.