Een bedrijf wil een kerstdiner voor 40 personen. Een bruidspaar vraagt een offerte voor hun receptie. Een sportclub zoekt een vaste avond per maand. Bij bijna de helft van de horecazaken begint dit proces hetzelfde: een telefoontje, een gesprek, notities op papier.
Persoonlijk contact is essentieel bij events. Maar hoeveel tijd kost al dat handmatige werk eigenlijk?
Wat zegt het onderzoek?
Het Horeca 2.0 onderzoek onderzocht hoe horecazaken events en groepsboekingen regelen. De spreiding is opvallend.
45% regelt alles mondeling. Geen digitale offertetools, geen managementsystemen, geen automatische facturatie. Alles via persoonlijk contact en handmatig werk.
15% gebruikt een digitaal offertesysteem. Klanten kunnen zelf opties kiezen en krijgen direct prijzen te zien.
9% heeft online ticketverkoop, en evenveel (9%) werkt met een reserveringssysteem voor workshops of activiteiten.
7% gebruikt een eventmanagementsysteem voor overzicht. En evenveel (7%) factureert events automatisch vanuit de kassa.
Het dilemma: persoonlijk versus efficiënt
Events vragen maatwerk. Je wilt meedenken met de klant, afstemmen over wensen, vertrouwen opbouwen. Dat kan niet volledig geautomatiseerd.
Maar er is een verschil tussen persoonlijk contact en handmatig werk. Het gesprek met de klant is waardevol. Het drie keer overtypen van dezelfde gegevens is dat niet.
Offertes kosten uren. Elke aanvraag betekent: informatie verzamelen, prijzen berekenen, offerte opmaken, versturen, opvolgen. Bij tien aanvragen per maand is dat al snel een volledige werkdag.
Dubbele administratie is foutgevoelig. Gegevens in je mail, in je agenda, in je kassasysteem – overal los van elkaar. De kans op fouten groeit.
Facturatie wordt uitgesteld. Na een geslaagd event moet je nog facturen maken. Handmatig, gebaseerd op bonnetjes en afspraken. Het wordt uitgesteld, soms vergeten.
Wat kun je eraan doen?
Standaardiseer je offertes. Maak templates voor veelvoorkomende events. Kerstdiner voor 20 personen? Vergaderlocatie halve dag? Als de basis staat, hoef je alleen details aan te passen.
Overweeg een digitaal offertesysteem. Klanten vullen zelf hun wensen in, zien direct prijzen, en kunnen online bevestigen. Het bespaart jou uren.
Centraliseer je eventgegevens. Eén plek waar alle informatie staat: contactgegevens, afspraken, menu, allergieën, facturatie.
Automatiseer wat kan. Bevestigingsmails, herinneringen, facturen – dat hoeft niet handmatig.
Vraag om aanbetalingen. Vooruitbetaling zorgt voor commitment en vermindert no-shows drastisch.
Events zijn vaak je beste marge
Groepen en events zijn vaak winstgevender dan reguliere dienst. Grotere volumes, vaste prijzen, voorspelbare aantallen. Maar als het proces rondom events tijdrovend is, vreet dat aan de marge.
Het persoonlijke gesprek blijft essentieel. Maar al het werk eromheen? Dat kan slimmer.
Wil je alle inzichten uit het onderzoek? Download het volledige Horeca 2.0 rapport en ontdek waar de kansen liggen voor jouw zaak.
Dit artikel is gebaseerd op data uit het Horeca 2.0 onderzoek, een initiatief van Scanfie in samenwerking met 14 toonaangevende technologiepartners uit de horecasector.
