De vraag van Dolfijn – The plays to be
Dolfijn in Tilburg, met 24 bowlingbanen één van de grootste bowlingcentra van Nederland, benaderde Scanfie om de mogelijkheden van QR bestellen verder te onderzoeken. Net als zijn horeca-collega’s heeft ook General Manager Thomas Dol last van personeelstekort. Een bekende had Scanfie daarom aanbevolen om dit gat deels te dichten.
De uitdaging van een Family Entertainment Center
Naast bowlen kun je bij Dolfijn tegenwoordig ook terecht voor escape rooms, minigolf, karaoke, arcade en andere games. Dat maakt het een echt Family Entertainment Center (FEC)! Dit bracht ook gelijk een uitdaging met zich mee: gasten verplaatsen continu van locatie gedurende hun verblijf in het gezellige Dolfijn. Scanfie kwam met een passende oplossing, waarbij gezelschappen een persoonlijke QR-code krijgen bij binnenkomst. Na het scannen van deze QR-code en de QR-code aan tafel kunnen gasten hun bestelling plaatsen. Op deze manier komen de bestellingen op de rekening van het gezelschap, ook als ze meermaals van tafel wisselen. Pas bij vertrek rekenen ze eenvoudig de hele rekening af, wel zo gastvrij.
Uitgebreide koppelingen
Scanfie realiseerde een koppeling met Nostium, een veel gebruikt reserveringssysteem bij bowlings en ook gebruikt door Dolfijn. Zodra een gezelschap wordt ingecheckt in het reserveringssysteem, maakt Scanfie een groep aan. Dit zorgt ervoor dat de groep alle gereserveerde activiteiten overzichtelijk ziet in een tijdlijn, inclusief de activiteit waarmee de groep momenteel bezig is. Daarnaast is de (deel)betaling eraan gekoppeld, zodat de activiteiten die nog niet zijn afgerekend tijdens het (online of telefonisch) reserveren direct op de rekening worden toegevoegd. Ook als gasten speciale voorwaarden of kortingen hebben, zoals all-inclusive drank tijdens de karaoke, wordt dit automatisch toegekend binnen Scanfie. Gasten kunnen dan vrij bestellen. Bij een arrangement worden de omzetten administratief netjes verdeeld over de activiteiten. “Door de uitgebreide integratie met Nostium besparen we veel kostbare tijd,” aldus Thomas.
Daarnaast is het kassasysteem van Dolfijn gekoppeld met zijn boekhoudpakket, zodat de omzetten en betalingen elke dag automatisch doorgezet worden in de boekhouding. Tot slot is het kasssasysteem ook nog eens gekoppeld aan het facturatiepakket, waardoor er vanuit Scanfie direct een factuur aangemaakt kan worden op basis van de openstaande rekening in de kassa. Doordat Scanfie hierbij de debiteurgegevens uit de reservering gebruikt, komen er zo min mogelijk handelingen aan te pas.
De voordelen van de Scanfie kassa
Uniek aan deze oplossing is dat gasten zelf kunnen bestellen, maar dat het voor medewerkers ook mogelijk blijft om een bestelling in te voeren via een kassa of handheld op dezelfde groepsrekening. De bonnen komen bij elke bestelling op de juiste plek uit één van de vijf bonprinters rollen. Bij het uitchecken van een gezelschap wordt de rekening getoond op het scherm, geprint of verzonden per e-mail. De kassa-gekoppelde pin voorkomt foutjes en bespaart veel tijd. De menukaart past Thomas eenvoudig online aan via de backoffice. “Scanfie heeft het systeem zodanig flexibel gemaakt dat het in overleg met ons helemaal aangepast is aan onze situatie en wensen.”
Inmiddels is er ook een in- en uitcheckzuil geplaatst in Tilburg. Gasten die online hebben gereserveerd, ontvangen een speciale QR-code in de reserveringsbevestiging. Na het scannen van deze QR-code op de aanmeldzuil zien ze precies wat er gereserveerd is, waar ze worden verwacht en hoe laat. Gasten kunnen zelfstandig inchecken, en de zuil print de persoonlijke QR-code waarmee ze op rekening kunnen bestellen. Bij vertrek kunnen gasten hun QR-code weer scannen op de zuil, de rekening bekijken en volledig zelfstandig afrekenen via pin. Thomas: “Met deze oplossing zijn de piekmomenten bij baanwissels veel beter op te vangen. Zeker als we met net iets te weinig personeel staan.”
Sinds de introductie van Scanfie bij Dolfijn is de horeca-omzet fors gestegen. Na het eerste weekend moest er snel een belletje naar de groothandel worden gedaan om extra bier in te slaan. Daarnaast bestellen gasten nu veel meer en diverser door de automatische suggesties via Scanfie’s QR-bestellen. Thomas: “Gasten ervaren het systeem als erg prettig, vooral omdat ze nooit meer op het personeel hoeven te wachten om een drankje te bestellen.” Dat is bij veel andere bowlingbanen wel anders. Ook het personeel is erg tevreden; de introductie van Scanfie heeft de werkdruk flink verlaagd, en het werk overzichtelijker gemaakt. En niet onbelangrijk: de communicatie tussen partijen verloopt prettig bij vragen of feedback voor verbetering van het systeem.
Benieuwd wat Scanfie voor jouw onderneming kan betekenen? Neem gerust eens contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken. Bel 0499 795 000 of stuur een e-mail naar remko@scanfie.nl.
