Privacybeleid Scanfie
Bij Scanfie beseffen we dat het winnen en behouden van uw vertrouwen een van de belangrijkste dingen is die wij als bedrijf doen. Het beschermen van uw privacy is een verantwoordelijkheid die wij zeer serieus nemen. Wij hebben dit privacybeleid opgesteld om u te informeren hoe Scanfie de persoonlijke gegevens verzamelt, verwerkt en beschermt die u aan ons verstrekt via onze websites en email. Wij kunnen u verzekeren dat, tenzij u ons toestemming geeft hiervan af te wijken, Scanfie uw persoonlijke gegevens alleen verzamelt en gebruikt zoals beschreven in dit privacybeleid.
Laatst bijgewerkt op 29-10-2026. Versie 1.1.
In het kort
Scanfie levert kassa- en bestelsoftware aan ondernemers in de horeca, recreatie, retail en zorg. Wat wij met persoonsgegevens doen, hangt af van hoe je met ons in aanraking komt.
Heb je besteld via een QR-code, bestelzuil of kassa? Dan werken wij in opdracht van de ondernemer waar je hebt besteld. Die ondernemer bepaalt wat er met jouw gegevens gebeurt. Voor vragen of verzoeken over die gegevens ben je bij hen aan het juiste adres. Wij helpen hen daarbij. In hoofdstuk 2 leggen we uit hoe dat zit.
Ben je klant, contactpersoon, websitebezoeker of sollicitant? Dan bepalen wij zelf wat we met jouw gegevens doen en kun je rechtstreeks bij ons terecht.
Vraag of verzoek? Mail naar support@scanfie.nl. Zie hoofdstuk 9 voor je rechten.
1. Wie zijn wij?
Scanfie B.V.
Bredaseweg 8
4844 CL Terheijden
Telefoon: 0499 – 795 000
E-mail voor privacyvragen: support@scanfie.nl
KvK-nummer: 87726742
BTW-nummer: NL864385274B01
Geen functionaris gegevensbescherming. Die hoeven wij niet aan te stellen: wij zijn geen overheidsorgaan, we volgen mensen niet stelselmatig en het verwerken van gevoelige gegevens is niet onze hoofdactiviteit. Wij hebben die afweging vastgelegd en bekijken hem elk jaar opnieuw, en ook meteen als onze dienstverlening wezenlijk verandert. Het vaste aanspreekpunt voor privacy binnen Scanfie is onze verantwoordelijke voor informatiebeveiliging, bereikbaar via support@scanfie.nl.
2. Twee rollen, en waarom dat voor jou uitmaakt
Dit hoofdstuk bepaalt bij wie je moet zijn, dus het staat bewust vooraan.
1. Wij werken in opdracht van de ondernemer
Meld je toch bij ons? Dan zetten wij je verzoek binnen twee werkdagen door naar de betreffende ondernemer en ondersteunen wij hen bij het uitvoeren ervan, bijvoorbeeld met een export of een verwijdering.
Wij zijn verwerker voor gegevens uit:
bestellingen via QR-code, bestelzuil, kassa, bezorging en afhalen
reserveringen, tickets, cadeaukaarten en spaarprogramma’s
gastoproepsystemen en keukenschermen
kassa-accounts van medewerkers van de ondernemer, en de handelingen die zij in het systeem verrichten
2. Wij bepalen het zelf
Voor het volgende bepalen wij zelf het doel. Dan zijn wij verwerkingsverantwoordelijke:
contactpersonen bij klanten, geïnteresseerde bedrijven en leveranciers, inclusief ons klantsysteem en onze nieuwsbrief;
bezoekers van scanfie.nl, inclusief cookies en websitestatistieken (zie ook onze cookieverklaring);
vragen die binnenkomen via support, telefoon en e-mail, en onze facturatie en boekhouding;
sollicitanten;
onze eigen medewerkers en inhuurkrachten. Voor hen geldt een aparte, uitgebreidere privacyverklaring die zij via ons personeelshandboek ontvangen.
3. Ik heb besteld als gast
Kort antwoord: je moet bij de ondernemer zijn.
Wat wij precies voor die ondernemer doen, vertellen we hier toch, omdat we vinden dat je dat mag weten.
Wat er door ons systeem gaat. Afhankelijk van wat de ondernemer heeft ingesteld: je naam, e-mailadres, telefoonnummer, bezorgadres, wat je hebt besteld, je tafel- of locatienummer, het tijdstip, de status van je betaling, en gegevens van een reservering, ticket, cadeaukaart of spaarprogramma.
Betalingen. Betaalgegevens lopen via de betaalprovider en de betaalterminal van de ondernemer. Wij slaan geen volledige kaartgegevens op.
Allergieën en dieetwensen. Geef je die door bij een bestelling of reservering, dan kan dat een gegeven over je gezondheid zijn. Die informatie wordt alleen gebruikt om je bestelling goed uit te voeren. Ze gaat niet mee in analyses of marketing en wordt niet langer bewaard dan nodig is om de bestelling af te handelen.
Leeftijdscontrole. Bij producten met een leeftijdsgrens, zoals alcohol, is de ondernemer wettelijk verplicht de leeftijd te controleren. Ons systeem legt alleen de uitkomst vast, niet meer dan dat.
Hoe lang. Dat bepaalt de ondernemer, binnen de mogelijkheden die ons platform biedt. Stelt de ondernemer niets in, dan geldt onze standaardtermijn, die zo kort is als praktisch mogelijk.
Waar. Alle gegevens uit de dienst worden binnen de Europese Unie opgeslagen.
Wat wij er niet mee doen. Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend voor het leveren van de dienst. Niet voor marketing, niet voor benchmarks, niet voor productanalyses, tenzij volledig geanonimiseerd of vooraf afgestemd. En wij bouwen geen profielen van gasten.
Je verzoek. Wil je inzage of verwijdering? Neem contact op met de ondernemer waar je hebt besteld. Weet je niet meer welke dat was, of kom je er niet uit? Mail naar support@scanfie.nl en we helpen je op weg.
4. Ik ben klant of contactpersoon
Waarvoor | Welke gegevens | Waarom dat mag |
|---|---|---|
Contact en offertes: reageren op je vraag, een demo inplannen, een voorstel maken | Naam, functie, zakelijk e-mailadres en telefoonnummer, bedrijfsgegevens, inhoud van je bericht | Om op jouw verzoek stappen te zetten richting een overeenkomst, en ons gerechtvaardigd belang om zakelijke contacten op te volgen |
Uitvoeren van de overeenkomst: het systeem leveren, inrichten en beheren | Naam, functie, contactgegevens, contractgegevens, correspondentie | Uitvoering van de overeenkomst met jouw organisatie |
Support en storingen | Naam, contactgegevens, inhoud van het ticket, telefoon- en chatgegevens | Uitvoering van de overeenkomst, en ons gerechtvaardigd belang om eerdere meldingen te kunnen naslaan bij terugkerende problemen |
Facturatie en administratie | Naam, contactgegevens, factuur- en betaalgegevens, bankrekeningnummer | Uitvoering van de overeenkomst, en de wettelijke plicht om onze administratie zeven jaar te bewaren |
Nieuwsbrief en productnieuws | Naam, zakelijk e-mailadres, organisatie, aan- en afmelding, of je e-mail opent en op welke links je klikt | Jouw toestemming. Ben je al klant, dan sturen we productnieuws op basis van ons gerechtvaardigd belang, met in elke mail een afmeldlink |
Beheer van leveranciers | Naam, functie, zakelijke contactgegevens, correspondentie, contractgegevens | Uitvoering van de overeenkomst, en onze wettelijke plicht om partijen die gegevens voor ons verwerken te beoordelen en vast te leggen |
Gegevens | Termijn |
|---|---|
Klant- en contractgegevens | Zolang de overeenkomst loopt, plus de wettelijke termijnen die daarna gelden |
Financiële en fiscale administratie | 7 jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht |
Supporttickets en correspondentie | Zolang nodig om terugkerende problemen op te lossen, en daarna niet langer dan onze vastgestelde termijn |
Gegevens van geïnteresseerde bedrijven | Tot je aangeeft geen contact meer te willen, en anders tot een periode van 3 jaar nadat er geen contact meer is geweest |
Nieuwsbriefcontacten | Tot je je afmeldt. Daarna bewaren we alleen dat je je hebt afgemeld, zodat we je niet opnieuw mailen |
Einde van de samenwerking. Stopt het contract, dan krijg je de gelegenheid om gegevens te exporteren. Daarna verwijderen of anonimiseren wij de gegevens, behalve wat wij wettelijk moeten bewaren, zoals facturatiegegevens. Wat we daarover met jouw organisatie hebben afgesproken staat in de verwerkersovereenkomst.
5. Ik bezoek de website
Wat we vastleggen. Je IP-adres, browser- en apparaatgegevens, welke pagina’s je bekijkt, cookie-identificatie, en wat je invult in een formulier en wat je ons via de chat stuurt.
Waarom dat mag. Voor noodzakelijke en functionele cookies is geen toestemming nodig, omdat ze nodig zijn om de website te laten werken. Voor statistiek- en marketingcookies vragen we je toestemming, en die kun je op elk moment intrekken.
Hoe lang. Per cookie verschillend, van de duur van je bezoek tot enkele jaren. De exacte termijn per cookie staat in ons cookiestatement. Contactgegevens van geïnteresseerden en het daaraan gekoppelde surfgedrag bewaren we tot je aangeeft geen contact meer te willen, en anders tot drie jaar na het laatste contact. Daarna anonimiseren we ze.
Cookies. Welke cookies we plaatsen, waarvoor ze dienen en welke partijen daarbij betrokken zijn, lees je in het Cookie Statement. Daar pas je je keuze ook aan.
Wat we niet doen. Wij nemen geen besluiten over jou die volledig geautomatiseerd tot stand komen. Zie hoofdstuk 10.
6. Ik solliciteer
Wat we vastleggen. Je cv, motivatie, contactgegevens, de correspondentie met jou en de aantekeningen die we tijdens gesprekken maken.
Waarom dat mag. Ons gerechtvaardigd belang om te kunnen beoordelen of je bij de functie past. Wil je dat we je gegevens langer bewaren voor een toekomstige vacature, dan vragen we je daar apart toestemming voor. Die mag je altijd weer intrekken.
Hoe lang. Tot 4 weken na afloop van de procedure. Geef je toestemming, dan bewaren we je gegevens 1 jaar.
Wie het ziet. De betrokken leidinggevende en de collega die de werving begeleidt. Verder niemand.
Wat we niet doen. Wij vragen geen bijzondere persoonsgegevens uit, doen geen achtergrondonderzoek en beoordelen je niet met een geautomatiseerd systeem.
Kom je bij ons werken? Dan ontvang je bij indiensttreding onze privacyverklaring voor medewerkers. Daarin staat uitgebreider wat we tijdens je dienstverband met je gegevens doen.
7. Met wie we gegevens delen
Wij verkopen je gegevens niet en geven ze niet door aan partijen die niets met de dienstverlening te maken hebben. Wij delen gegevens met:
Leveranciers die voor ons werken, zoals onze hostingpartij, de partij die onze databases beheert, betaaldienstverleners en beheerders van betaalterminals, communicatie- en berichtendiensten, en de systemen die wij gebruiken voor klantbeheer, e-mail, ticketing en administratie. Met elk van hen sluiten wij een verwerkersovereenkomst met minimaal dezelfde verplichtingen als wij zelf richting onze klanten hebben. Wij beoordelen deze partijen vooraf op beveiliging en betrouwbaarheid en houden een actueel overzicht bij.
Onze accountant en de Belastingdienst, voor de financiële administratie.
De ondernemer waar je hebt besteld, als het gaat om gegevens die wij namens die ondernemer verwerken.
Autoriteiten, als de wet ons daartoe verplicht of een bevoegde instantie daar rechtsgeldig om verzoekt. Wij controleren zo’n verzoek altijd eerst en verstrekken niet meer dan gevraagd.
Ben je klant en wil je het actuele overzicht van onze subverwerkers inzien? Voor het actuele overzicht of andere vragen kun je contact opnemen met support@scanfie.nl.
8. Doorgifte buiten Europa
Uit de dienst gaat niets de EU uit. Bestellingen, betalingen, reserveringen en alles wat daarbij hoort worden binnen de Europese Unie opgeslagen. Het kan echter voorkomen dat persoonsgegevens toch naar een land buiten de EU worden doorgegeven. In dat geval vindt de doorgifte uitsluitend plaats op basis van een geldig doorgiftemechanisme overeenkomstig hoofdstuk V van de AVG.
Voor onze eigen bedrijfsvoering gebruiken wij software van aanbieders buiten de Europese Economische Ruimte, met name uit de Verenigde Staten. Dat speelt vooral bij onze website- en marketingsystemen. Gaan er gegevens buiten de EER, dan doen wij dat alleen op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of van standaardcontractbepalingen die door de Commissie zijn goedgekeurd. Bij standaardcontractbepalingen beoordelen wij vooraf of het recht van dat land het beschermingsniveau ondermijnt en welke aanvullende maatregelen nodig zijn. Die beoordeling leggen wij vast.
Wil je weten welke waarborg voor een bepaalde partij geldt, of een kopie ontvangen? Mail naar support@scanfie.nl.
9. Jouw rechten
Gaat je verzoek over gegevens die wij namens een ondernemer verwerken, dan zetten wij het door naar die ondernemer, want die moet erover beslissen. Zie hoofdstuk 2.
Inzage. Je mag vragen of wij gegevens van je verwerken en zo ja, welke.
Rectificatie. Kloppen je gegevens niet of zijn ze onvolledig, dan verbeteren of vullen wij ze aan.
Verwijdering. In een aantal gevallen kun je vragen je gegevens te wissen, bijvoorbeeld als wij ze niet meer nodig hebben of als je je toestemming intrekt.
Beperking. Je kunt vragen de verwerking tijdelijk stil te leggen, bijvoorbeeld als je de juistheid betwist of bezwaar hebt gemaakt.
Bezwaar. Tegen verwerkingen die wij op een gerechtvaardigd belang baseren kun je bezwaar maken vanwege jouw specifieke situatie. Tegen direct marketing kun je altijd bezwaar maken, zonder reden. Dat stoppen wij dan direct.
Overdraagbaarheid. Je kunt de gegevens die je zelf hebt aangeleverd in een gangbaar digitaal bestand ontvangen, of ze rechtstreeks naar een andere partij laten sturen als dat technisch kan.
Toestemming intrekken. Wat wij op basis van jouw toestemming doen, mag je op elk moment stopzetten. Wat vóór het intrekken al is gebeurd, blijft rechtmatig.
Menselijke blik. Wij nemen geen volledig geautomatiseerde besluiten over jou. Zie hoofdstuk 10.
Zo dien je een verzoek in. Mail naar support@scanfie.nl. Wij reageren zo snel mogelijk en in elk geval binnen een maand. Is je verzoek ingewikkeld of ontvangen wij er veel tegelijk, dan mogen wij die termijn met twee maanden verlengen. Wij laten je dat binnen de eerste maand weten, met de reden. Wijzen wij je verzoek af, dan leggen wij uit waarom.
Wij moeten wel zeker weten dat jij het bent. Wij vragen daarvoor niet standaard om een kopie van je identiteitsbewijs en niet meer gegevens dan nodig.
Niet tevreden? Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl. Dat mag over onze verwerking en ook over hoe wij je verzoek hebben afgehandeld. Wij stellen het op prijs als je het eerst bij ons meldt, dan kunnen wij het misschien meteen oplossen.
10. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering
Wij nemen geen besluiten over mensen op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking waar rechtsgevolgen aan vastzitten of die iemand in aanmerkelijke mate treffen.
Wij bouwen geen profielen van gasten. Gegevens die klanten via ons platform verwerken gebruiken wij niet voor eigen doeleinden, tenzij ze volledig geanonimiseerd zijn en dat vooraf met de klant is afgestemd.
Voor onze eigen website en e-mail meten wij wel hoe pagina’s en berichten worden gebruikt, op basis van de cookies waarvoor je toestemming hebt gegeven. Zie het cookiestatement.
11. Moet je je gegevens geven
Nee, wij verplichten je nergens toe. Maar sommige gegevens hebben wij simpelweg nodig:
Wil je klant worden, dan hebben wij bedrijfs-, contact- en factuurgegevens nodig om een overeenkomst te kunnen sluiten en uitvoeren. Zonder die gegevens kunnen wij de dienst niet leveren.
Voor een nieuwsbrief, een demo of een sollicitatie geldt dat je alleen die specifieke stap niet kunt zetten als je de gevraagde gegevens niet geeft.
12. Waar wij je gegevens vandaan halen
Meestal krijgen wij gegevens rechtstreeks van jou. Daarnaast kan het voorkomen dat wij ze via een andere weg krijgen:
Via een ondernemer die met ons werkt, als het gaat om gegevens van gasten of van medewerkers achter de kassa. Voor die gegevens zijn wij verwerker, zie hoofdstuk 2.
Via je collega’s, bijvoorbeeld als iemand binnen jouw organisatie jou aanmeldt als contactpersoon of gebruiker.
Uit openbare zakelijke bronnen, zoals het Handelsregister of de website van een bedrijf, als wij een organisatie benaderen die mogelijk interesse heeft in onze dienst. Het gaat dan om zakelijke contact- en functiegegevens.
13. Beveiliging
Wij nemen technische en organisatorische maatregelen die passen bij het risico. Op hoofdlijnen: versleutelde verzending en opslag, opslag binnen de Europese Unie, toegang op basis van rol en noodzaak met meervoudige authenticatie op kritieke systemen, logging van handelingen in klantomgevingen, doorlopende bewaking van de beschikbaarheid, beveiliging als vast onderdeel van ons ontwikkelproces, en medewerkers die een geheimhoudingsverklaring tekenen en periodiek training volgen.
Wij noemen hier bewust geen details die misbruikt kunnen worden. Ben je klant en wil je meer weten? Vraag ernaar bij je contactpersoon.
14. Wijzigingen
Wij ontwikkelen onze dienst door, dus deze verklaring verandert af en toe mee. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met bovenaan de datum en het versienummer. Verandert er iets wezenlijks aan wat wij met jouw gegevens doen, dan laten wij dat actief weten, bijvoorbeeld per e-mail.
15. Contact
Vragen, een verzoek, of gewoon benieuwd hoe iets zit? Mail naar support@scanfie.nl.
